Excelのリストから名前等を自動入力しWordで名札を作る
ポケサーで新歓期や文化祭、大会を開催する時は名札を用意することが多いと思います。
初対面の人に接する時には名前を一々聞くより名札で確認した方が効率的です。
もちろん名札の名前欄を空けてペンでそれぞれ書いてもらっても良いですが、手書きの字は読みにくい場合もあり、またどうせデザインして印刷するなら名前なども印刷した方が良いです。
しかし、名前やTwitter ID、所属サークルなどを全て手入力するのはとても面倒です。そのため、Excelの名前リストから自動入力して名札を作成する方法を紹介します。
名前のリストから自動で名前欄を埋めるために、その機能があるMicrosoftのWordを使います。さらに言えば、「差し込み印刷」機能の「名簿」を使います。「ラベル」などもあってそちらの方が良さそうに見えますが、テキストボックスが使えないので駄目です。また、残念ながらGoogleドキュメントには「差し込み印刷」機能がありません。
リストはExcelファイルを使います。大会の参加申請をGoogleフォームで行う場合はスプレッドシートで一覧が出ると思うので、それをExcelファイル(.xlsx)形式でダウンロードするのが良いでしょう。
やり方
以下、1枚のA4用紙に横2枚、縦4枚の名札を作成する前提で説明します。
まず、レイアウトタブでいくつか設定します
余白を作りたい名札のサイズに応じて変更してください。自分は「狭い」にしました。
「ページ設定」グループの「段組」→「段組の詳細設定」で、 「２段」(横の枚数分)を選び、「間隔」を編集して「0mm」にします。
「ページ設定」グループの右下の「ページ設定」をクリックして「ページ設定」ダイアログボックスを開き、1ページあたりの行数を設定します。これは縦の枚数の倍数にしてください。余白や文字サイズによって変わりますが、最初は40行前後なので縦4枚なら40行にします。
次に、実際に名札をデザインしていきます。
名札1枚分の行数+1個の改行マークを表示し、最後の改行マークが見える状態でそれより上に画像やテキストボックスを配置してください。本文への入力は文字サイズを変えない方が良いため避け、テキストボックスのみを使用してください。
例えば縦40行に4枚印刷する場合は、改行マークを11個表示させ、最後の1つは見える状態で、上10行分のスペースを使う，ということです。
画像やテキストボックスは左クリックして「文字列の折り返し」を「前面」や「背面」に変え、改行の位置が変わらないようにします。
一括で変えたいときは、最初に
「ファイル」タブ画面の左メニューから「オプション」を選択
「Word のオプション」画面の左メニューから「詳細設定」を選択
「切り取り、コピー、貼り付け」グループの真ん中あたりにある「図を挿入／貼り付ける形式」で「行内」を「前面」に切り替え
を行ってください。
名札デザインの配置が終わったら、最後の操作に入ります。
で右に操作パネルみたいなのが出ます
名簿→現在の文書を利用→既存のリストを使用、参照で使うエクセルファイルを選択してください。「先頭行をタイトル行として使用する」はエクセルファイルによるのでチェックを入れるか考えてください。
差し込みフィールドの挿入で名前などの項目を入れていってください。
名簿のプレビュー表示に進むと実際にテキストボックスに名前などが入ります。文字のフォントやサイズを調整してください。
差し込み印刷の完了で新しい文書へ差し込みを選択、リストの差し込む範囲を選択すると、Wordの新しいウインドウで名前などが入った状態の文書が出力されます。これを保存して印刷してください。
隙間があると切るときに手間なので、もしデザインに悪影響が無ければ元のファイルを直した方がいいです。
また、名前が長い場合は出力後のファイルで個別に文字サイズを変更しましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございました。Wordは文書作成ソフトなのでデザインには不十分ですが、素材をillustratorとかで作ればある程度マシになるはずです。
メンバーが変わっても簡単に名札を作れるのは便利だと思うので、是非試してみてください。もし使ったときは、この記事やブログを紹介してもらえると嬉しいです。
参考文献
